為了規(guī)范采用通訊形式召開理事會及常務理事會事宜，根據(jù)《中國鍛壓協(xié)會章程》第四章第二十一條和第二十四條規(guī)定制訂本辦法。

第一條：條件及事項

不需當面討論、辯論，且需要通報理事會或常務理事會的事項；需要完善和征求意見的事項；其他非重大特殊事項，由于組織工作困難等原因而不得不采取通訊形式召開的會議。

中國鍛壓協(xié)會每屆通訊形式召開的理事會和常務理事會次數(shù)不能超過下列次數(shù)：

理事會：2次

常務理事會：5次

第二條：時間及期限

在沒有特別規(guī)定召開期限的情況下，通訊召開理事會及常務理事會的期限為發(fā)本次理事會或常務理事會召開文件之日起到發(fā)下次會議文件之時止。這期間可以分階段就某些事項內(nèi)容進行意見征求、討論和形成決議。

第三條：形式和要求

秘書處以 “（   ）中鍛壓字（   ）號”文件的形式通知會議內(nèi)容，并確定：意見返回形式；通過決議的方法及決議發(fā)布的形式等。通知中必須明確下列內(nèi)容：

1．注明是第幾次理事會或常務理事會。

2．會議討論的內(nèi)容，對要討論的內(nèi)容必須以附件的形式提供詳細的介紹和說明，有計劃書的要提交計劃書；是文件的要提交全部文本文件作為附件。

3．必須以附件形式提供討論意見回執(zhí)表。

4．標明通過表決內(nèi)容的時間表及完成決議的形式，需要反復征求意見的，必須反復征求。

第四條：一般程序

一般情況下，對會議的內(nèi)容（表決的事項）必須進行一次意見和建議征集，再根據(jù)所征集的意見及建議對會議內(nèi)容（表決的事項）進行修改或調(diào)整后，提交代表表決，也可以征集意見的同時進行一次性表決。

第五條：征集意見和表決

1．需要特別表決的，必須進行表決。

2．征集意見后就能形成文件或行動的，不再進行表決。

3．為了表決的有效性和征集意見的全面性，秘書處必須確保有關人員全部收到了征求意見和表決的文件等通知。

本規(guī)定自2013年9月起執(zhí)行。